Backlog auslagern: WordPress-Freelancer für Agenturen

Wer als Agentur den WordPress-Backlog auslagern will, steht meist vor derselben Frage: noch jemanden einstellen oder einen externen Partner holen? Kleine Tickets wie ein verrutschtes Mobile-Menü, ein Formular, das keine Mails mehr verschickt, oder ein Plugin-Konflikt nach dem Update sind einzeln schnell gelöst. In der Summe blockieren sie aber genau das Team, das eigentlich neue Projekte umsetzen sollte.

In diesem Artikel rechne ich offen vor, was eine Festanstellung pro produktive Stunde kostet, wann sich ein Freelancer lohnt und wie die Zusammenarbeit in der Praxis reibungslos läuft.

Warum kleine Tickets so teuer werden

Kontextwechsel: Wer für einen 20-Minuten-Fix aus einem Konzept gerissen wird, verliert oft eine weitere halbe Stunde, bis er wieder drin ist.
Falsche Personen: Häufig landen Kleinigkeiten bei den erfahrensten Entwicklerinnen und Entwicklern, weil sie die Kundenprojekte am besten kennen.
Wartende Kunden: Ein Ticket, das zwei Wochen liegt, ärgert den Kunden mehr als ein grosses Projekt, das planmässig läuft. Das gefährdet Wartungsverträge.
Unsichtbare Kosten: Kleine Tickets werden oft nicht sauber erfasst und deshalb auch nicht verrechnet.

Backlog auslagern oder einstellen? Der Kostenvergleich

Die folgende Rechnung ist ein Beispiel mit typischen Werten für eine Webentwicklerin oder einen Webentwickler mit einigen Jahren Erfahrung. Löhne variieren je nach Region und Profil deutlich. Setzt eure eigenen Zahlen ein.

Posten	Festanstellung	Freelancer
Bruttolohn (Beispiel)	CHF 95'000.– pro Jahr	–
Arbeitgeberbeiträge (AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG, FAK)	ca. CHF 15'000.– bis 19'000.–	–
Arbeitsplatz, Hardware, Software, Weiterbildung	ca. CHF 8'000.– bis 12'000.–	–
Produktive Stunden pro Jahr	ca. 1'500 bis 1'600	nur verrechnete Zeit
Kosten pro produktive Stunde	ca. CHF 75.– bis 85.–	ab CHF 45.–

Die produktiven Stunden ergeben sich aus der Jahresarbeitszeit abzüglich Ferien, Feiertagen, Krankheit, Meetings, Administration und Weiterbildung. Die aktuellen Beitragssätze für die Sozialversicherungen findet ihr bei der Informationsstelle AHV/IV.

Dazu kommt ein Faktor, der in keiner Tabelle steht: Auslastung. Backlog-Arbeit kommt in Wellen. Eine Festanstellung kostet auch in ruhigen Wochen, ein Freelancer nur dann, wenn tatsächlich Tickets anfallen.

Wann sich eine Festanstellung trotzdem lohnt

Wenn der Backlog über viele Monate konstant 60 bis 80 Prozent einer Stelle füllt, ist eine Anstellung oft die bessere Lösung: Das Wissen bleibt im Haus, und die Person kann auch Kundenkontakt und Projektverantwortung übernehmen. Viele Agenturen kombinieren deshalb: ein festes Kernteam für Projekte und einen externen Partner für Spitzen und Kleinkram.

Und Offshore-Entwickler?

Stundensätze im Ausland sind oft tiefer. Rechnet aber Zeitverschiebung, zusätzlichen Abstimmungsaufwand, Qualitätskontrolle und Sprachbarrieren mit ein. Greifen externe Personen auf Kundendaten zu, müsst ihr zudem die Regeln des DSG zur Bekanntgabe ins Ausland beachten. Für kleine, dringende Tickets ist ein Partner in derselben Zeitzone und Sprache meist effizienter.

So funktioniert das Auslagern in der Praxis

Damit ihr den Backlog auslagern könnt, ohne Kontrolle abzugeben, braucht es ein paar klare Regeln:

Mit einem Test-Ticket starten. Ein kleines, echtes Ticket zeigt schneller als jedes Gespräch, ob Arbeitsweise und Kommunikation passen.
Eigene Zugänge statt geteilter Passwörter. Jede Person erhält einen eigenen WordPress-Benutzer mit passender Rolle, Zugangsdaten werden über einen Passwortmanager geteilt und nicht per Mail. Zwei-Faktor-Authentifizierung sollte Standard sein.
Staging und Backups. Grössere Änderungen laufen zuerst auf einer Staging-Umgebung, vor jedem Eingriff gibt es ein aktuelles Backup.
Ein Kommunikationskanal. Tickets kommen über euer Projekt-Tool oder eine feste Mailadresse, nicht verstreut über Chat, Telefon und Mail.
White-Label und Vertraulichkeit. Der externe Partner tritt gegenüber euren Kunden nur auf, wenn ihr das wollt. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung und, bei Zugriff auf Personendaten, ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung nach DSG schaffen Klarheit.
Transparente Abrechnung. Abrechnung im 15-Minuten-Takt mit einem Rapport pro Kunde, damit ihr die Arbeit sauber weiterverrechnen könnt.

Vorlage: So sieht ein gutes Ticket aus

Je besser ein Ticket beschrieben ist, desto weniger Rückfragen und desto tiefer die Kosten. Diese Vorlage könnt ihr direkt übernehmen:

Kunde / Website: https://www.beispiel.ch
Betroffene Seite(n): /angebot, /kontakt
Problem: Auf dem iPhone überlappt das Menü den Header.
Erwartetes Verhalten: Menü öffnet unter dem Header und ist voll klickbar.
Gerät / Browser: iPhone, Safari (aktuelle iOS-Version)
Screenshot / Video: Link einfügen
Priorität: hoch. Kampagne startet am Montag
Zugang: WordPress-Benutzer vorhanden, Staging-URL
Budget-Rahmen: max. 1 Std. ohne Rückfrage

Welche Tickets sich besonders eignen

Mobile-Darstellungsfehler und CSS-Anpassungen
Elementor- und Gutenberg-Layouts, neue Sektionen nach bestehendem Design
Formulare, Mail-Zustellung und Spam-Schutz
Plugin-Updates, Konflikte und PHP-Warnungen
PageSpeed-Optimierung und Core Web Vitals
RankMath, Weiterleitungen und strukturierte Daten
Kleine Landingpages für Kampagnen

Weniger geeignet sind Aufgaben, die viel Kundenkontakt oder strategische Entscheidungen erfordern. Die gehören ins Kernteam.

Fazit

Wer den WordPress-Backlog auslagern möchte, spart vor allem dann, wenn die Arbeit unregelmässig anfällt und das Kernteam für Projekte frei bleiben soll. Entscheidend sind klare Zugänge, ein fester Kommunikationskanal und gut beschriebene Tickets. Wie ich als WordPress-Partner für Agenturen arbeite, seht ihr auf der Leistungsseite. Oder ihr testet es direkt: Das erste Ticket bis 30 Minuten ist gratis.

Häufige Fragen

Was kostet es, WordPress-Tickets auszulagern?

Bei mir CHF 45.– pro Stunde, abgerechnet im 15-Minuten-Takt. Ein typisches Ticket dauert 15 bis 60 Minuten. Der Satz ist CHF 45.– pro Stunde, abgerechnet im 15-Minuten-Takt (CHF 11.25 pro angefangene Viertelstunde). Bis eine Stunde kostet ein Ticket damit höchstens CHF 45.–. Das erste Ticket bis 30 Minuten ist kostenlos.

Erfahren unsere Kunden davon?

Nur wenn ihr das möchtet. Im White-Label-Modell arbeite ich ausschliesslich im Hintergrund und kommuniziere nur mit eurer Agentur.

Wie schnell werden Tickets bearbeitet?

Ihr erhaltet innert 4 Arbeitsstunden eine Rückmeldung mit Aufwandschätzung. Kleine Fixes sind meist am selben oder nächsten Arbeitstag erledigt, dringende Tickets nach Absprache auch über Nacht.

Was passiert mit den Daten unserer Kunden?

Ich greife nur auf das zu, was für das Ticket nötig ist, speichere keine Kopien auf privaten Geräten und arbeite auf Wunsch mit einem Vertrag zur Auftragsbearbeitung nach DSG. Nach Abschluss werden nicht mehr benötigte Zugänge entfernt.